Seguridad y RGPD

En resumen

1. Datos

   Solo se tratan siguiendo sus instrucciones.

   Apartado 1

2. Acceso controlado

   Solo quien lo necesita, con registro de actividad.

   Apartado 6

3. Cifrado

   Las comunicaciones, cifradas en tránsito.

   Apartado 6

4. Retención

   Las conversaciones, hasta que usted pida suprimirlas.

   Apartado 6

5. Eliminación

   Al terminar, se devuelven o se suprimen, según nos indique.

   Apartado 7

Nuestra recepcionista atiende a sus clientes y, a veces, a sus pacientes. Por eso tratamos sus datos con el mismo cuidado que usted exigiría a su propio equipo. Aquí tiene, en claro, cómo lo hacemos.

1. Usted decide, nosotros ejecutamos

• Su negocio es el responsable del tratamiento de los datos de sus clientes. Kairox actúa como encargado del tratamiento y solo trata esos datos siguiendo sus instrucciones.
• Antes de empezar firmamos con usted un contrato de encargo del tratamiento, conforme al artículo 28 del RGPD. Recoge qué datos se tratan y para qué, el deber de confidencialidad, las medidas de seguridad, los subencargados autorizados, el aviso en caso de brecha de seguridad y la devolución o supresión de los datos al terminar.
• Si desea revisarlo antes de contratar, pídanoslo en hola@kairoxdigital.es.

2. Dónde están los datos

Trabajamos con proveedores que ofrecen garantías del RGPD. El modelo de inteligencia artificial se ejecuta en una región de la Unión Europea. Cuando algún proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en una decisión de adecuación o en cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

La lista completa y actualizada está en la política de privacidad. Si incorporamos un proveedor nuevo que trate datos de sus clientes, se lo comunicamos antes para que pueda oponerse.

3. Sus datos no entrenan a nadie

• Las conversaciones de sus clientes no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni nuestros ni de terceros.
• No las utilizamos para fines propios ni las cedemos a terceros con fines comerciales o publicitarios.

4. Transparencia: IA y grabación

• Aviso de IA. La recepcionista se presenta como asistente virtual al empezar cada llamada o conversación, tal como exige el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial (artículo 50). Así nadie cree que habla con una persona.
• Aviso de grabación. Si decide grabar las llamadas o guardar las conversaciones, la recepcionista informa al principio y de forma sencilla de que la llamada puede grabarse, con qué finalidad y dónde consultar más información. Le ayudamos a redactar ese aviso.
• Siempre hay una persona detrás. Cuando una consulta lo necesita, la recepcionista la deriva a su equipo.
• El servicio no presta asesoramiento médico ni atiende urgencias. En el ámbito sanitario, ante una urgencia indica llamar al 112.

5. Datos de salud

Si su negocio es un centro sanitario, las conversaciones pueden incluir datos de salud, que el RGPD considera una categoría especial. La recepcionista pide solo lo imprescindible para gestionar la cita, y esos datos se protegen con medidas de seguridad reforzadas. La información para sus pacientes está en la política de privacidad para pacientes y clientes finales.

6. Medidas de seguridad

• Cifrado de las comunicaciones en tránsito.
• Acceso a los datos limitado a las personas de Kairox que lo necesitan para prestar el servicio, con registro de actividad.
• Conservación: guardamos las conversaciones mientras usted utiliza el servicio y las suprimimos en cuanto nos lo pide.
• Si detectamos una brecha de seguridad que afecte a sus datos, le avisamos sin demora para que pueda cumplir sus propias obligaciones.

7. Al terminar

No hay permanencia. Cuando termina el servicio, le devolvemos o suprimimos los datos según nos indique, como establece el contrato de encargo.

8. Contacto

Para cualquier duda sobre seguridad o protección de datos, escríbanos a hola@kairoxdigital.es.

Última actualización: 5 de octubre de 2026